En Colombia bajo las COLGAAP (Colombia Generally Accepted Accounting Principles), considera 5 estados financieros básicos señalados en el artículo 22 del decreto 2649 de 1993.
Son estados financieros básicos:
- Balance general.
- Estado de resultados.
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estado de cambios en la situación financiera.
- El estado de flujos de efectivo.
En principio, todas las personas o empresas obligadas a llevar contabilidad están obligadas a elaborar estos 5 estados financieros considerados básicos, bajo COLGAAP.
Con el Marco técnico normativo de información financiera para empresas, reglamentado por la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2784 de 2012
Los estados financieros son documentos estructurados cuyo objetivo es mostrar la información sobre la situación financiera y el resultado de una persona o empresa. Estos documentos son elaborados por un período determinado, de tal manera que sean útiles para tomar decisiones.
En Colombia, los estados financieros deben elaborarse bajo los Estándares Internacionales de Información Financiera y, en caso de incumplimiento, las empresas podrían incurrir en sanciones por irregularidades en la contabilidad.
Los elementos de los estados financieros son los activos, pasivos y patrimonio, los cuales componen el balance general o estado de situación financiera; y los ingresos, costos y gastos, que componen el estado de resultados, así:
Activos = pasivo + patrimonio
Utilidad o pérdida = Ingresos – costos y gastos
¿Cuáles son los 5 estados financieros de una empresa?
- Estado de Situación Financiera
- Estado de Resultados y del otro resultado integral
- Estado de Resultados
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Estado de Flujos de Efectivo
- Notas a los Estados Financieros
El juego completo de estados financieros que deben presentar las entidades al final de cada ejercicio depende de su grupo de convergencia, tal como se puede apreciar a continuación:
- Entidades del grupo 1, aplican NIIF plenas: Emisores de valores, Entidades de negocio de interés público y Entidades que cumplan con más de 200 trabajadores activos o con activos de más de 3.000 SMLV.
- Entidades grupo 2, aplican NIIF para Pymes: Aquellos que no pertenezcan o cumplan los requisitos del grupo 1. Deben contar con una planta de trabajadores superior a 10 empleados o poseer activos totales sin incluir vivienda, por valor superior a 500 salarios mínimos legales vigentes (SMLV). Ingresos brutos anuales superiores a 6000 SMLV.
- Entidades grupo 3, aplican NIIF para Microempresas: Planta de trabajadores no superior a 10 empleados o activos totales, excluyendo la vivienda por valor inferior a 500 SMLV. Ingresos brutos inferiores a 6000 SMLV.
En el caso particular de las pymes, existen tres posibles combinaciones de informes a presentar como estados financieros del período. Veamos:
Estado de situación financiera
El estado de situación financiera presenta las partidas del activo, pasivo y patrimonio.
La sección 4 del Estándar para Pymes brinda dos opciones para la presentación del estado de situación financiera: la primera, clasificar las partidas entre corrientes y no corrientes; y la segunda, ordenarlas de acuerdo con su grado de liquidez.
Estado de flujos de efectivo
El propósito del estado de flujos de efectivo es mostrar los cambios sobre el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, financiación e inversión de la entidad.
Este estado financiero es útil porque suministra información no solo en aras de evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo o equivalente al efectivo, sino también para conocer el uso que hace de esos recursos.
Dicho lo anterior, es importante mencionar que existen dos métodos para realizarlo: el método directo y el método indirecto.
El estado de flujo de efectivo elaborado por el método directo presenta por separado las principales categorías de cobro y pagos. Por su parte, el método indirecto inicia presentando la ganancia o pérdida en términos netos, que luego son corregidos por el efecto de transacciones no monetarias.
Notas a los estados financieros
Las notas a los estados financieros reflejan la información requerida por las Normas Internacionales, ayudando así a entender las cifras reportadas en los estados financieros.
Dichas notas a los estados financieros se anexan y hacen parte de los estados financieros. A su vez, deben permitir que el usuario comprenda las políticas contables utilizadas para la elaboración de los estados financieros y que los afectan de manera significativa.
¿Cómo se elaboran los estados financieros?
Los estados financieros son el producto de un proceso contable que consiste en los siguientes pasos:
- Reconocimiento: identifica si el hecho económico corresponde a un movimiento de activo, pasivo, ingreso o gasto.
- Medición (inicial y posterior): se determina el valor por el cual será reconocido el hecho económico, en el momento en que se incorpora a la contabilidad (inicial) o cuando se va a presentar la información (posterior).
- Presentación: los estados financieros se ponen en conocimiento de todos los terceros interesados en la información contable.
- Revelación: consiste en informar el origen de todos los hechos económicos.
Entre los datos a revelar también se incluye información que, aunque no haya sido incorporada en los estados financieros, sea considerada de suma importancia en la toma de decisiones.
Los estados financieros son el resultado del anterior proceso, y para emitirlos deben pasar por un adecuado cierre contable.
¿Qué es un cierre contable?
El cierre contable es una actividad anual que consiste en determinar el resultado (utilidad o pérdida) de una compañía en un período específico, para lo cual se revisan todos los ingresos, costos y gastos de la compañía, con el objetivo de verificar su correcta contabilización.
La utilidad o pérdida se determinan al restar los costos y gastos de los ingresos obtenidos dentro del mismo período.
Es importante revisar las cuentas de los activos y pasivos, pues, en caso de una corrección o nuevas contabilizaciones, se puede generar un gasto o un ingreso que afecta el resultado.
Recomendaciones para un cierre contable exitoso
Teniendo en cuenta que el propósito del cierre contable es reflejar con el mayor grado de precisión la situación real de la entidad a través de la emisión de los estados financieros, los pasos que se recomienda seguir para ejecutar un proceso exitoso son los siguientes:
Al elaborar el cierre contable es preciso hacer múltiples conciliaciones, pues puede haber diferencias, por ejemplo, entre nuestros registros contables y los registros en bancos, o entre las bases contables y las bases fiscales o de impuestos.
Dentro de las conciliaciones surge la conciliación fiscal, reporte obligatorio para las personas que deben llevar contabilidad.
¿Qué es el impuesto a las ganancias?
El párrafo 29.2 del Estándar para Pymes requiere, de forma expresa, que las entidades reconozcan en sus estados financieros las consecuencias actuales y futuras de las transacciones efectuadas en el período.
Dicho requerimiento da lugar a que surjan dos categorías del impuesto a las ganancias, a saber: el impuesto corriente y el diferido.
¿Qué es el impuesto diferido?
El impuesto diferido es un impuesto a cargo o a favor de la entidad, atribuible a la utilidad del período y que se origina en las diferencias entre la información contable y fiscal. Una vez establecidos estos valores, se calcula la diferencia, y al aplicarle la tarifa correspondiente se da lugar al impuesto diferido.
El cálculo del impuesto diferido es obligatorio. En caso de que se haya liquidado equivocadamente, se debe corregir.
En el siguiente gráfico se pueden observar las diferencias entre el impuesto corriente y el diferido:
Responsabilidad de la contadora pública frente al cierre contable
En el cierre contable el contador tiene tres responsabilidades fundamentales:
La administración es la responsable de que la entidad lleve la contabilidad y prepare los estados financieros de fin de ejercicio, entendiéndose con ello que el contador también hace parte de la administración.
La contadora pública, debido a su experticia y conocimiento, es el encargado directo de elaborar los estados financieros, para que la administración los someta a la aprobación de la asamblea o junta de socios. Para elaborar los estados financieros, la contadora debe observar los requerimientos del marco de contabilidad que aplique la entidad, según su grupo de convergencia.
Certificar los estados financieros
La obligación de certificar los estados financieros está contenida en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, en el cual se explica en qué consiste la certificación de estados financieros y quiénes deben cumplir con dicha esta.
¿Quiénes deben certificar los estados financieros?
El representante legal y la contadora pública bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros.
¿En qué consiste la certificación de estados financieros?
Mediante la certificación, el representante legal y el contador público declaran que:
- Han verificado las afirmaciones contenidas en los informes.
- Las afirmaciones de los estados financieros se han tomado fielmente de los libros.
Para cumplir con lo anterior, los estados financieros preparados por la entidad deben incluir la firma del representante legal y de la contadora pública, con el fin de declarar que la información refleja fidedignamente la realidad económica de la empresa, además de anexar una declaración en la que se incluyan las declaraciones exigidas por el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.