Factura de venta

La factura es un documento legal que detalla los productos o servicios adquiridos por el comprador, el valor que se paga por ellos, el medio o modo de pago, y el plazo para el pago, que puede ser de contado o financiado.

La factura de venta se convierte en el soporte o la evidencia de la existencia de la transacción comercial llevada a cabo entre el comprador y el vendedor, y las condiciones de esta. La factura es un documento de relevancia para distintas necesidades como contables y fiscales, y que contienen un derecho, tanto para el vendedor como el comprador.

¿Quién elabora la factura de venta?

La factura de venta debe ser elaborada por el vendedor o prestador del servicio, quien es el proveedor de los productos o servicios vendidos.

¿Cuándo se emite la factura de venta?

La factura de venta se emite cuando el proveedor vende un producto o un servicio, pero en la legislación colombiana no siempre es obligatorio emitir la factura, obligación que recae, para efectos fiscales, sobre los contribuyentes que expresamente la norma tributaria dispone.

Contenido de la factura de venta.

Cualquiera que sea el formato o medio utilizado para emitir la factura, este debe contener como mínimo lo siguiente:

  • La denominación expresa de factura de venta.
  • Nombre o razón social de quien emite la factura.
  • Número de identificación del emisor de la factura.
  • Nombre o razón social del adquiriente, comprador o cliente.
  • Número de identificación del adquiriente.
  • Fecha de expedición de la factura.
  • Un número que debe corresponder a un sistema consecutivo de numeración.
  • Descripción de los productos o servicios adquiridos.
  • Precio de los productos o servicios adquiridos.
  • Fecha de vencimiento o pago de la factura.

Además, la norma fiscal colombiana exige que la factura contenga lo siguiente:

  • Resolución de autorización de numeración.
  • Condición de agente retenedor de Iva.
  • Impresos de la factura cuando es de papel.
  • Detalle de los impuestos y retenciones aplicadas.

¿Qué tipos de factura de venta existen?

La factura de venta es una sola, en la cual consta la venta de un producto o la prestación de un servicio, pero pueden existir distintas clases según sus particularidades como:

  • Factura de contado.
  • Factura a crédito.
  • Factura de papel.
  • Factura electrónica.
  • Factura por computador.

Todas estas facturas deben tener el mismo contenido y cumplir los mismos requisitos por lo que no se puede hacer una diferenciación clara entre ellas como para que sean de diferente tipo o clase.

Obligados a facturar electrónicamente

La expedición de factura de venta o documento equivalente constituye una obligación fiscal independientemente de la naturaleza jurídica de una entidad o de su calidad de contribuyente o no, o de la clase de contrato, supervisión o acto jurídico que se advierta, y debe presentarse siempre que exista la venta de bienes o la prestación de servicios, como soporte de costos y gastos en el impuesto sobre la renta y complementarios o de impuestos descontables en IVA, de conformidad con el artículo 771-2 del ET.

Así, de acuerdo con el artículo 615 del ET y los artículos 6 y 8 de la Resolución 000042 de 2020, se encuentran obligados a expedir factura electrónica con validación previa, por todas y cada una de las operaciones realizadas, los sujetos señalados en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016, entre los que figuran:

  • Responsables del IVA (antiguo régimen común).
  • Responsables del impuesto nacional al consumo –INC–.
  • Todas las personas o entidades que posean la calidad de comerciantes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas; o quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes de impuestos administrados por la Dian.
  • Comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o de ventas a consumidores finales.
  • Tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA, atendiendo las indicaciones previstas en el parágrafo 3 del artículo 437 del ET.
  • Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación.

 

Casos en los que procede la factura de venta en talonario o papel

Es importante tener en cuenta que la obligación de expedir factura debe cumplirse mediante la factura electrónica de venta, de acuerdo con lo previsto en el artículo 616-1 del ET. No obstante, el artículo 1.6.1.4.5 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023, señala que la factura de talonario o de papel solo tendrá validez cuando al sujeto obligado a facturar se le presenten inconvenientes tecnológicos que imposibiliten facturar electrónicamente.

Adicionalmente, de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 8 de la Resolución 000042 de 2020, los nuevos contribuyentes del régimen simple, dentro del plazo de 2 meses contados a partir de la inscripción para adoptar el sistema de facturación electrónica, podrán expedir factura de venta en papel o documento equivalente por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, utilizando para ello los sistemas de facturación vigentes.

 

No obligados a facturar

Los sujetos que no están obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes son los siguientes:

De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 442 de 2023, no estarán obligados a expedir factura:

  • Bancos, corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
  • Cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales, y fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
  • Personas naturales no responsables del IVA, de las que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del ET.
  • Personas naturales no responsables del INC previstas en el artículo 512-13 del ET.
  • Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
  • Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
  • Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT ($133.014.000 por 2022 y $148.442.000 por 2023). Dentro de los ingresos brutos no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
  • Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
  • Las juntas de acción comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en IVA.

 

Documentos equivalentes a la factura electrónica

Los documentos equivalentes a la factura de venta son:

  • El tiquete de máquinas registradoras con sistemas POS.
  • La boleta de ingreso a cine.
  • El tiquete de transporte de pasajeros.
  • El extracto.
  • El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
  • El documento en juegos localizados.
  • La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
  • El documento expedido para el cobro de peajes.
  • El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
  • El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
  • La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
  • El documento equivalente electrónico.

De conformidad con el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016, único reglamentario en materia tributaria, el sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta. Las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.