Los inventarios son activos, bienes corporales, destinados para la venta en la operación normal del negocio, dentro de los cuales están el inventario en proceso de producción o los inventarios que se utilizarán en la producción. Así mismo, se encuentran las mercancías no fabricadas por la empresa, que han sido adquiridas para la venta y no requieren de proceso de transformación. La valuación de los inventarios se hace a costo histórico. Dentro del grupo de inventarios se encuentran: materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercancías no fabricadas por la empresa, envases y empaques, e inventarios en tránsito.
14 Inventarios
1405 Materias primas
1410 Productos en proceso
1415 Obras de construcción en curso
1417 Obras de urbanismo
1420 Contratos en ejecución
1425 Cultivos en desarrollo
1428 Plantaciones agrícolas
1430 Productos terminados
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa
1440 Bienes raíces para la venta
1445 Semovientes
1450 Terrenos
1455 Materiales, repuestos y accesorios
1460 Envases y empaques
1465 Inventarios en tránsito
1499 Provisiones
Aquí se incluyen las mercancías que se compran y no sufren ningún tipo de transformación. Este es uno de los activos que más demandan inversión y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales, y para ello tenemos:
Inventarios de empresas manufactureras:
- Los productos terminados.
- Los productos en proceso.
- Las materias primas.
Inventarios de empresas comercializadoras:
- Las mercancías disponibles para la venta.
- Las mercancías entregadas en consignación.
- Las mercancías en tránsito.
En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.
Marco normativo en Colombia
Decreto 2649/1993, Capítulo 11, Sección 1, Art. 63: por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.
Decreto 2650/1993: por el cual se reglamenta el Plan Único de Cuentas para comerciantes, además de las circulares a través de las cuales la Superintendencia de Sociedades (SS) establece los demás PUC.
Resolución 356/2007 de la Contaduría General de la Nación: por la cual se adopta el Manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Los inventarios representan el valor de los bienes tangibles, adquiridos o producidos por una entidad pública, con la intensión de que sean comercializados, transformados o consumidos en actividades de producción de bienes o prestación de servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en desarrollo de funciones de cometido estatal.
Artículos del 62 al 72 del Estatuto Tributario: costo de los activos movibles.
Decreto 1333 de 1996: por el cual se reglamenta parcialmente el Estatuto Tributario (sistemas de inventarios).
Marco normativo según las Normas Internacionales
NIC 2 Inventarios: emitida por el Comité de Normas lnternacionales de Contabilidad en diciembre de 1993, su última revisión fue en diciembre de 2003. Sustituyó a la NIC 2 Valoración y presentación de los inventarios en el contexto de costo histórico del sistema, publicado en octubre de 1975.
Normas relacionadas: NIC 23 Costos por intereses e IAS 39 Contabilidad de cobertura.
La NIC 2 aplica para todos los inventarios excepto para:
- Las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, e incluye los contratos de servicios. Para estos contratos se aplica la NIC 11 Contratos de construcción.
- Instrumentos financieros, aplica la NIC 32 presentación y NIC 39 instrumentos financieros reconocimiento y medición.
- Activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección, aplica la NIC 41 agricultura, después de la cosecha, su tratamiento es la NIC 2.
Sistemas de inventarios
Para registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:
- Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.
- Sistema inventario permanente o continuo.
Sistema de inventario periódico
El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.
Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancía que tiene una empresa al iniciar sus actividades o un periodo contable, después de hacer un conteo físico.
Inventario final: es la relación de existencias al finalizar un período contable y será la inventario inicial del siguiente periodo.
Sistema de inventario permanente o perpetuo
Mediante este sistema, la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia y el costo de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo.
La empresa que adopte este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el que se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías; por esta razón, este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.
Cuando las empresas tienen la existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un kárdex sistematizado.
Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria firmada por revisor fiscal o contador público deberán utilizar el sistema inventario permanente.
Sistemas y métodos de inventarios.
Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación de inventarios; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro.
El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final.
Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo.
Dicho de otra forma, el sistema de inventarios permite saber cuántos productos tenemos, y los métodos de valuación permita saber cuál es el costo de cada uno de los productos.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos:
Inventario periódico. Inventario permanente.
En cambio, existen múltiples métodos de valuación de inventarios:
Peps. Ueps. Promedio ponderado. Retail, etc.
Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que, si hablamos de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente.
La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.