Un documento equivalente a la factura, es el documento elaborado por quien no está obligado a expedir factura, o que estándolo se le permite generar un documento equivalente en los casos expresamente señalados por la ley.

También se conoce como documento equivalente, al elaborado por el contribuyente que adquiere productos o servicios a personas que no están obligas a expedir factura.

Este documento equivalente está considerado en el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625, que en su primer inciso señala:

Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes.

Como se observa, la norma ya no lo denomina documento equivalente a la factura, sino documento soporte, y sus requisitos son:

  • Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  • Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
    Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
  • Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tri­butaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  • Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Espe­cial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
  • Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  • Detallar el valor total de la operación.

Se hace énfasis en que dicho documento ya no se puede llamar Documento equivalente, sino Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar. Este documento debe ser elaborado por el adquiriente, y no es necesario que sea firmado por el vendedor o prestador del servicio no obligado a facturar a quien se le hizo el pago.

Documentos equivalentes a la factura

Respecto a los documentos equivalentes a la factura que deben pueden expedir quien esté obligado a expedir factura, el artículo 1.6.1.4.6. de decreto único reglamentario 1625 del 2016, modificado por el decreto 358 del 2020 señala los siguientes documentos equivalentes a la factura:

Documento Equivalente Descripción
1. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a factu­rar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta. (Point of Sales – Los sistemas de punto de venta)
2. La boleta de ingreso al cine. La boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica.
3. El tiquete de transporte de pasajeros. El tiquete de transporte de pasajeros lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones.
4. El extracto. El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean so­ciedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las opera­ciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros lo podrán expedir los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo – IATA, sean estos virtuales o físicos.
6. El documento en juegos localizados. El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares.
7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. La boleta, fracción, formu­lario, cartón, billete o instrumento que constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los citados juegos efectuadas al público.
8. El documento expedido para el cobro de peajes. El documento para el cobro de peaje, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes.
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Va­lores. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones obtengan estas entidades.
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodi­ties. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commo­dities lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones, obtengan estas entidades.
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El docu­mento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servi­cios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan.
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos. La boleta de ingreso a espectá­culos públicos la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan.
13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los nu­merales 1 a 12 del presente artículo y que será desarrollado por la Unidad Admi­nistrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) donde se establecerán los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técni­cos y tecnológicos. En todo caso la implementación del documento equivalente electrónico deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.

Además de los anteriores, están los que elabora el comprador cuando adquiere un producto o servicio a una persona que no está obligada a facturar, como a los que no son responsables del Iva.

El documento equivalente debe ser generado electrónicamente igual que la factura electrónica, proceso para el que hay un plazo hasta el 01 de julio de 2021 de acuerdo a la resolución 0012 del 9 de febrero de 2021.

Obligados a generar electrónico.

El documento soporte electrónico debe ser generado por todos los contribuyentes que sean facturadores electrónicos y que adquieran productos o servicios a personas que no están obligadas a expedir factura.