La contabilidad de caja, conocida también con contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son pagados o desembolsados.
Principios de la contabilidad de caja
En la contabilidad de caja, el reconocimiento de los ingresos sucede cuando efectivamente se percibe, y el reconocimiento de costos y gastos se reconocen solamente cuando los recursos salen, es decir, cuando se hace el pago.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crédito. En este caso se hace la venta, pero por ser a crédito no ingresa nada a caja, por tanto, no se reconoce ninguna venta o ingreso.
Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se reconozca o registre el ingreso de la venta.
Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogación.
En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.
En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que, aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho está respaldado por un título valor [factura], no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura.
La contabilidad de caja la aplican las personas que no deben llevar contabilidad o que no están obligadas a llevarla, puesto que quienes están obligados a llevar contabilidad, deben hacerlo utilizando el principio de causación o devengo.
Contabilidad de causación
La contabilidad de causación es aquella contabilidad en la que los hechos económicos se registran en el momento en que suceden, sin importar si hay una erogación o un ingreso de dinero inmediato como consecuencia de la realización del hecho económico.
Principio de causación o devengo.
La contabilidad de causación se basa en el principio de causación, que en NIIF se conoce como principio de devengo.
La contabilidad por causación reconoce la realización de los hechos económicos en el momento mismo en que surgen los derechos o las obligaciones derivados del negocio jurídico realizado, sin llegar a esperar a que esos derechos y obligaciones se hagan efectivos.
Una cosa es adquirir una obligación y otra bien distinta es cumplirla, luego, la contabilidad de causación reconoce la existencia de esa obligación en el momento mismo en que nace, así no se haya cumplido con ella.
Por ejemplo, es el caso como cuando un ente económico se obliga a pagar un determinado valor a un tercero en un futuro cercano. En el mismo momento en que el ente se obliga a pagar ese valor, la contabilidad lo reconoce no obstante el pago sólo se realice en un tiempo futuro.
La contabilidad de causación permite en todo momento mostrar un resultado cierto y objetivo, por cuanto registra y contiene todos los hechos que obligan o que benefician al ente económico, así su realización efectiva sea futura.
Todo lo que implique un beneficio futuro, una salida de dinero futura, debe ser reconocida al momento inicial en que sucede el hecho económico.
Esto es importante por cuanto todo compromiso a favor o en contra del ente, afecta tanto el presente como el futuro financiero del ente, y, por consiguiente, es preciso conocerlo para poder tomar decisiones con la certeza de una determinada realidad presente y futura.
Qué es la causación
La causación es el proceso de reconocer contablemente un evento o hecho económico, es decir, registrarlo en la contabilidad, que no es otra cosa que la contabilización del hecho económico.
Por ejemplo, cuando hacemos una compra debemos causar la factura respectiva, lo que implica hacer los registros contables correspondientes, como la compra misma, el Iva pagado, la retención en la fuente aplicada, etc.
Causar es contabilizar. Es reconocer y registrar en la contabilidad la ocurrencia de un hecho económico. Cuando se hace una compra o una venta, se procede a llevar a la contabilidad. Se debe tener en cuenta que lo que se causa es la ocurrencia de un echo económico, más no necesariamente el pago o recibo de dinero en aplicación de principio de causación precisamente.
Por lo tanto, una venta, así no se haya recibido el dinero, se contabiliza como una venta. Es un ingreso, aunque sea a crédito y el beneficio como tal se obtenga en el futuro.
Por ello, las normas fiscales disponen que los hechos generadores de obligaciones tributaria se deben reconocer al momento de la causación o el pago, lo que ocurra primero.