La factura es una clase de título valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el producto o servicio adquirido, el valor que el comprador debe pagar al vendedor, y plazo para realizar dicho pago, si es que se trata de una venta a crédito.
La calidad de título valor que tiene la factura la da expresamente el inciso primero del artículo 772 del código de comercio: Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
De otra parte señala el segundo inciso del artículo 772 del código de comercio: No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.
Es decir, no se puede expedir una factura por un hecho económico inexistente, por un negocio que nunca existió, ni escrito ni verbalmente.
Requisitos de la factura para que constituya título valor.
Los requisitos que debe tener la factura para constituya título valor están señalados en el artículo 774 del estatuto tributario, que además señala que debe cumplir los requisitos que señala el artículo 621 del código de comercio y el artículo 617 del estatuto tributario.
En consecuencia, los requisitos que debe acreditar la factura como título valor son los siguientes:
Art. 621 C.C. Mención del derecho que incorpora. Firma de quien crea la factura.
Art. 774 C.C. Fecha de vencimiento. Fecha de recibo de la factura. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso.
Art. 617 E.T.
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Un requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la resolución de autorización para facturar, que debe estar impresa en a respectiva factura.
La ausencia de un requisito que afecte la calidad de título valor de la factura, no afecta la validez del negocio subyacente, y en tal caso si el cliente no paga no es posible una acción cambiaria, sino que se debe recurrir a un proceso ordinario.
Fecha de vencimiento de la factura.
Uno de los requisitos para que la factura constituya título valor es que contenga fecha de vencimiento, pero no es necesaria por cuanto el artículo 774 señala que si esta se omite se presume que se debe pagar dentro de los 30 siguientes a la emisión.
Adicionalmente, señala la norma que la fecha de vencimiento se aplica sin perjuicio de lo señalado en el artículo 673 del código de comercio, que contempla las posibilidades o de vencimiento del título valor, que son:
- A la vista.
- A un día cierto, sea determinado o no.
- Con vencimientos ciertos sucesivos.
- A un día cierto después de la fecha o de la vista.
De manera que si se omite la fecha de vencimiento se entenderá que su vencimiento es a la vista, por lo que la ausencia de una fecha de vencimiento no afecta la calidad de título valor de la factura.
Por supuesto que, lo ideal es indicar una fecha de vencimiento para tener claridad sobre el momento en que se debe cumplir con el pago.
Firma del cliente o comprador.
Para que la factura de venta tenga validez como título valor es necesario que el cliente o comprador la firme, pues de lo contrario no se puede acreditar que la obligación proviene del deudor.
La firma del cliente es absolutamente necesaria en la factura como título valor, pues de no ser así, cualquier comerciante podría emitir facturas al azar y sin consentimiento a cualquier persona y luego ejecutarla.
Señala el último inciso del artículo 772 del código de comercio:
El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.
Lo que constituye título valor es el original de la factura, que debe tener la firma del emisor o creador de la factura, y del obligado o cliente. Sin esas dos firmas la factura no es válida como título valor.
Recordemos que la factura como título valor es aquella que se emite por una venta a crédito, de modo que, si el vendedor que entrega un producto o servicio a crédito, quiere asegurarse de poder cobrar judicialmente la factura, o endosarla, debe hacerla firmar por el cliente, y asegurarse de que cumpla con todos los requisitos ya señalados.
¿La factura electrónica constituye título valor?
Actualmente por disposiciones tributaria se impone la factura electrónica, que es válida como título valor siempre que se surta el procedimiento indicado en el decreto 1074 de 2015.
La factura electrónica que genere cualquier aplicativo o solución no es válida como título valor hasta tanto no se registre en la plataforma que defina el ministerio del comercio, que ha sido llamada RADIAN, posteriormente ampliaremos esta información.
Requisitos de la factura para efectos tributarios
El artículo 771-2 del estatuto tributario exige para soportar costos, deducciones e impuestos descontables que la factura cumpla con los siguientes requisitos:
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
Lo anterior busca evitar que un contribuyente se pueda ver afectado por los errores que cometa un tercero al emitir una factura, siempre que se cumplan estos requisitos mínimos.