Principios de contabilidad generalmente aceptados
De conformidad con el Artículo 6 de la Ley 43 de 1990, se entienden por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
Con base en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar , analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, de forma clara, completa y fidedigna.
Normas básicas de contabilidad
Las normas básicas de contabilidad son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que esta goce de las cualidades de la información contable.
A continuación se mencionan algunas normas básicas de contabilidad:
Ente económico: es la empresa, esto es la actividad económica organizada como unidad. El ente económico puede ser individual (persona natural) o social (persona jurídica).
Continuidad o empresa en marcha: los hechos económicos deben contabilizarse bajo la presunción de que la empresa continuará. En caso de que el ente económico no vaya a continuar, la información contable deberá expresarlo.
Unidad de medida: los hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida en la moneda funcional. La moneda funcional en Colombia es el peso.
Periodo contable: durante su existencia, el ente económico debe preparar periódicamente estados financieros. Los periodos se definen teniendo en cuenta las normas legales. Los entes económicos deben emitir los estados financieros básicos por lo menos una vez al año, con corte a 31 de diciembre.
Valuación o medición: los recursos y hechos económicos deben ser apropiada mente cuantificados en términos de unidad de medida. Los criterios de medición aceptados son el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.
Causación: los hechos económicos deben ser reconocidos en el periodo en el que se realicen (adquirido el derecho o la obligación) y no solo cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
Materialidad: los hechos económicos deben reconocerse y presentarse de acuerdo con su importancia relativa o materialidad. Un hecho económico es material cuando por su naturaleza o cuantía puede alterar significativamente los estados finan cieros.
Prudencia: cuando existan dificultades para medir de manera confiable un hecho económico, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidad de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
Normas técnicas generales de contabilidad
En desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas generales regulan el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconozcan y transmitan correctamente a los usuarios la información.
A continuación se mencionan algunas normas técnicas generales de contabilidad:
Reconocimiento de los hechos económicos: las transacciones o hechos económicos deben ser identificados y registrados en la contabilidad.
Medición al valor histórico: los hechos económicos· se deben reconocer inicialmente por su valor histórico, es decir, por el valor original reconocido o pagado en el momento de la realización del hecho económico.
Moneda funcional: la moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia.
Ajuste por inflación: los estados financieros se deben ajustar para reconocer el efecto de la inflación.
Provisiones y contingencias: se deben registrar provisiones para reconocer contingencias por pérdidas probables. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificadas y confiables. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas.
Clasificación de los hechos económicos: los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados, es decir, contabilizádos en las cuentas apropiadas. La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas.
Asignación de ingresos, costos y gastos: los ingresos, costos y gastos deben ser asignados o distribuidos de manera sistemática y apropiada, en el periodo en que estos se causen.
Diferimiento de ingresos y gastos: los ingresos recibidos deben contabilizarse como diferidos hasta tanto no se haya cumplido con la obligación adquirida, y los pagos efectuados no deben contabilizarse hasta tanto no se haya recibido el beneficio esperado.
Asientos contables: los hechos económicos deben ser contabilizados en los comprobantes con base en documentos que los soporten. Se deben registrar en idioma castellano y por el sistema de partida doble.
Las operaciones se deben registrar en orden cronológico. Los asientos respectivos se deben anotar en los libros a más tardar en el mes siguiente a la realización de las operaciones.
Ajustes y correcciones: antes de emitir los estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para registrar los hechos económicos que no hayan sido contabilizados, corregir los asientos efectuados erróneamente, causar gastos y registrar los ajustes por inflación.
Cierre contable: antes de emitir los estados financieros de fin del periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y trasladar el saldo de la utilidad o pérdida del ejercicio a la respectiva cuenta del patrimonio.